Спеціаліст з підтримки операцій - Бізнес-інтелект (BI) - Аналітик даних/Бізнес-аналітик

Спеціаліст з підтримки операцій департаменту юридичного розгляду рахунків (OSS) відповідає за контроль процесу роботи та оптимізацію щоденних завдань Центру стандартизації розгляду юридичних рахунків (LBACOE). Цей центр складається з аналітиків юридичних рахунків, аналітиків з контролю якості, менеджерів, старших менеджерів і директорів. LBACOE відповідає за своєчасне, точне та ефективне аудитування електронно поданих юридичних витрат і витрат, виставлених юридичними фірмами та постачальниками від імені наших клієнтів.

Спеціаліст з підтримки операцій забезпечує виконання роботи LBACOE у відповідності та/або перевищенню встановлених стандартів шляхом використання визначених метрик та ініціатив щодо покращення процесів. OSS також відповідальний за впровадження ініціатив управління основними операціями LBACOE, зокрема, але не виключно, звітності, неперервності бізнесу та нагляду за робочим місцем. Основні обов'язки OSS включають збір та інтерпретацію даних у важливі показники робочих операцій та надання технічної підтримки робочого процесу, пов'язаного з використаними електронними платформами виставлення рахунків LBACOE, зокрема, але не виключно, TyMetrix360 та Passport.

ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ

Контролювати робочий процес LBACOE, щоб забезпечити ефективне та точне перегляду сплачених юридичних рахунків аналітиками юридичних рахунків та аналітиками з контролю якості. Координувати та розподіляти юридичні рахунки між членами команди.

Аналізувати та компілювати дані у різні формати для звітності за показниками.

Документувати та постійно керувати оперативними стандартами процедур LBACOE.

Визначати та розробляти нові метрики звітності та компілювати їх.

Забезпечувати технічну підтримку робочого процесу, зокрема, але не виключно,

- Керування технічними запитами на підтримку, пов’язаними з LBACOE, від клієнтів LBACOE, постачальників або їх внутрішньої команди.

- Маршрутизація надісланих рахунків у TyMetrix 360 та/або Passport до підходящих аналітиків юридичних рахунків та/або аналітиків контролю якості за настановами менеджменту.

- Допомога в організації тестових середовищ та реєстрації нових користувачів на відповідних платформах для нових ініціатив клієнтів.

- Координація та керування впровадженням апаратного та програмного забезпечення для нових співробітників.

- Виконання обов'язків посередника між LBACOE і IT-відділом для допомоги з усуненням проблем на платформах і регулярним обслуговуванням, включаючи скидання паролів членів команди LBACOE.

Виявлення та усунення будь-яких проблем в процесі аудиту рахунків своєчасно, використовуючи здоровий глузд для ескалації операційних ризиків до менеджерів.

Моніторинг та стимулювання щоденної та довготривалої виробничої діяльності по аналізу юридичних рахунків, часто засноване на попередньо визначених графіках клієнтів.

Розробка, документування та підтримка документації для навчання, щоб прискорити час адаптації нових аналітиків LBRCOE за допомогою ефективних методологій.

Упрощення юридичних договорів про надання послуг для створення ефективних оперативних результатів, які задовольняють, а іноді перевищують очікування клієнтів.

Аудит юридичних рахунків за потреби, що включає внесення коректив в рядки рахунків, які порушують положення відповідних правил виставлення рахунків та документацію обґрунтуваннь таких коректив.

Проведення командних заходів і обмін найкращими оперативними практиками для підвищення вовлеченості співробітників і проявлення прагнення та цінностей Wolters Kluwer.

Співпраця з командою LBACOE для створення культури залучення, активності та нововведень.

Вдосконалення ефективності та оперативної діяльності через постійно оновлювану організаційну структуру.

Здатність виконувати детальні письмові та усні інструкції та ефективно реагувати на запити.

ВИМОГИ ДО РОБОТИ

Освіта

Мінімум: бакалаврський або асоціативний ступінь від акредитованого університету або еквівалентний досвід у сфері юридичних послуг або аудиту юридичних рахунків.

Досвід, знання і інструменти

Мінімальний досвід: 

•Мінімум 4-8 років досвіду, що включає регулярну взаємодію з клієнтами та поставниками в сфері юридичних послуг або аудиту юридичних рахунків або схожих послуг є обов'язковим.

•Відмінні організаційні навички, зокрема здатність організовано працювати в умовах великого обсягу аудиту.

•Високий рівень навичок аналізу та звітності даних, включаючи відстеження продуктивності команди та якості.

•Ефективні комунікаційні навички - здатність отримувати від інших інформацію та направляти її іншим усно та у письмовій формі.

•Здатність читати та застосовувати юридичні правила (настанови) до відповідної інформації.

•Здатність переглядати, аналізувати та оцінювати записи юридичних витрат і витрат/вартості, використовуючи обережність і здоровий глузд під час прийняття рішень про аудит та корективи.

•Попередній досвід навчання нових членів персоналу, бажано в юридичному середовищі.

•Здатність до самостійної ініціативи з можливістю працювати незалежно і з мінімальним контролем після тренінгу.

•Відмінні комп'ютерні навички, здатність навчитися роботі з програмним забезпеченням для подання та аудиту юридичних рахунків.

•Відмінне володіння англійською мовою - граматика, синтаксис і стиль - включаючи розуміння правил пунктуації та капіталізації. Відмінні навички орфографії та коректування тексту.

•Знайомство з основними математичними методами в діловодстві та відповідними навичками бізнес-телефонії.

Необхідні компетенції:

•Комунікації: Сильні організаційні та навчальні навички є важливими для успіху на цій посаді. Виняткові комунікаційні навички та ефективність у здатності організувати та мотивувати членів команди.

•Робота в команді: Повинен працювати спільно з людьми в межах LBACOE та в рамках всієї організації WK, одночасно надаючи конструктивну зворотний зв'язок LBACOE від БЮ.

•Розв'язання проблем: Здатний самостійно мислити та приймати розсудливі рішення. Здатний ідентифікувати та залучати необхідні ресурси для допомоги в прийнятті рішень. Бере швидкі дії для виявлення та вирішення причин будь-якої проблеми. Ініціативний за своєю природою.

•Планування та організація: Мусить бути в змозі придумати, розробити та впровадити плани для досягнення короткострокових та довгострокових цілей. Мусить бути в змозі визначати пріоритети та наглядати за використанням ресурсів для досягнення цих цілей в межах визначеного часу.

•Технологія: Повинна мати здатність співпрацювати з експертами в галузі технологій для виявлення технологічних прогалин та вимог, необхідних для розробки ефективних та впливових рішень.

•Навчання: Здатність здобувати нові або модифікувати існуючі знання для підтримки змінного ринку та робочої сили. Може продемонструвати здатність вчитися через навчання, досвід або інструктаж.

•Ініціатива та підприємництво: Є самокерованим та має здатність перетворювати ідеї на дію та досягати результатів.

Інструменти:

•  Майстерність в роботі з пакетом Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), знання розширених програм Excel та PowerPoint, Power Query, Macros, Power BI /Tableau є необхідними.

•  Достатні знання основ Python, SQL є бажаними

ФІЗИЧНІ ВИМОГИ:

•              Гібридне офісне середовище

•              Змінний графік з 15.00 до 00.00