Specjalista ds. Wsparcia Operacyjnego - Business Intelligence (BI) - Analityk Danych/Analityk Biznesowy

Specjalista ds. Wsparcia Operacyjnego w Przeglądzie Rachunków Prawnych (OSS) jest odpowiedzialny za prowadzenie przepływu pracy i optymalizację codziennych zadań Centrum Doskonałości Analizy Rachunków Prawnych (LBACOE). Zespół LBACOE składa się z analityków faktur prawnych, analityków kontroli jakości, OSS, menedżerów, starszych menedżerów i dyrektorów. LBACOE jest odpowiedzialne za terminowe, dokładne i efektywne audytowanie elektronicznie wysyłanych rachunków za usługi prawne i faktur kosztowych od kancelarii prawnych i dostawców w imieniu naszych klientów.

Specjalista ds. Wsparcia Operacyjnego zapewni, że produkt pracy LBACOE spełnia i/lub przekracza ustalone standardy poprzez stosowanie określonych wskaźników i inicjatyw poprawy procesów. OSS odpowiada również za wdrażanie podstawowych inicjatyw zarządzania operacjami LBACOE, w tym między innymi generowanie raportów, ciągłość biznesową i nadzór nad miejscem pracy. Główne obowiązki OSS obejmują gromadzenie i interpretowanie danych dotyczących kluczowych wskaźników efektywności operacyjnej oraz zapewnienie technicznego wsparcia dla przepływu pracy związane z używanymi platformami e-faktur LBACOE, w tym między innymi TyMetrix360 i Passport.

PRIORYTETOWE ZAKRESY OBOWIĄZKÓW

Nadzór nad pracą LBACOE w celu zapewnienia efektywnego i dokładnego przeglądu pozycji na fakturach prawnych przez Analityków Faktur Prawnych i Analityków Kontroli Jakości. Koordynacja i dystrybucja zleceń faktur prawnych dla członków zespołu.

Analiza i kompilacja danych do różnych formatów dla celów raportowania wskaźników.

Dokumentacja i ciągłe zarządzanie operacyjnymi standardami procedur LBACOE.

Identyfikowanie i opracowywanie nowych wskaźników raportowania oraz ich kompilacja.

Zapewnianie technicznego wsparcia dla przepływu pracy, w tym między innymi

- Zarządzanie żądaniami o wsparcie techniczne związanym z LBACOE, pochodzącymi od klientów LBACOE, dostawców lub wygenerowanych wewnętrznie.

- Kierowanie przychodzących faktur do odpowiedniego(-ich) Analityka(-ów) Faktur Prawnych i/lub Analityka(-ów) Kontroli Jakości w TyMetrix 360 i/lub Passport na podstawie wytycznych menedżmentu.

- Wsparcie w organizowaniu środowisk testowych i tworzeniu nowych użytkowników na odpowiednich platformach dla nowych inicjatyw klientów.

- Koordynowanie i zarządzanie wdrażaniem sprzętu i oprogramowania dla nowo zatrudnionych.

-Pełnienie funkcji łącznika pomiędzy LBACOE a działem IT w celu wsparcia rozwiązywania problemów z platformą i regularnej konserwacji, w tym resetowania haseł członków zespołu LBACOE.

Identycja i adresowanie qualsiejkolwiek przeszkód w przepływie audytu faktur z odpowiednią poprawnością, jak i opieraniu się na zdrowym rozsądku przy eskalacji ryzyk operacyjnych do menedżerów.

Monitorowanie i kierowanie codzienną oraz długoterminową produkcją Analizy Rachunków Prawnych, często na podstawie wcześniej ustalonych harmonogramów klientów.

Rozwijanie, dokumentowanie i utrzymywanie dokumentacji szkoleniowej, aby przyspieszyć czas wdrożenia nowych analityków LBRCOE, używając skutecznych metodologii.

Prostowanie umów o świadczenie usług prawnych w celu wygenerowania efektywnych wyników operacyjnych, spełniających, a czasami przekraczających oczekiwania klienta.

Audyty faktur prawnych w razie potrzeby, co wiąże się z dokonywaniem korekt w pozycjach faktur, gdzie takie wpisy naruszają postanowienia właściwych wytycznych dotyczących rozliczeń i dokumentowania uzasadnienia dla takich korekt.

Organizowanie wydarzeń zespołowych i dzielenie się najlepszymi praktykami operacyjnymi w celu zwiększenia zaangażowania pracowników i zilustrowania obietnicy Wolters Kluwer Dotyczącej Celu i Wartości.

Współpraca z zespołem LBACOE w celu kształtowania kultury autonomii, zaangażowania i innowacji.

Napędzanie doskonałości wyników i efektywności operacyjnej poprzez ciągle ewoluującą strukturę organizacyjną.

Zdolność do dokładnego wykonywania instru kcji pisemnych lub ustnych i skutecznego i efektywnego reagowania na prośby.

KWALIFIKACJE DO ZATRUDNIENIA

Edukacja

Minimalne: Licencjat lub dyplom wyższej szkoły z akredytowanego uniwersytetu lub odpowiednie doświadczenie w świadczeniu usług prawnych lub otoczeniu audytu rachunków prawnych.

Doświadczenie, Wiedza, Narzędzia

Minimalne Doświadczenie:

•   Minimum 4-8 lat doświadczenia w regularnym kontakcie z klientami i dostawcami w środowisku prawnych usług czy audytu rachunków prawnych lub podobnych usług jest wymagane.

• Silne zdolności organizacyjne, w tym zdolność do efektywnej organizacji pracy w dużym natężeniu praktyki audytowej.

• Zaawansowane zdolności analizy i raportowania danych, w tym śledzenie produktywności i jakości zespołu.

• Efektywne umiejętności komunikacyjne - zdolność do uzyskania informacji od innych i przekazywania informacji innym osobiście i w formie pisemnej.

• Zdolność do czytania i stosowania reguł prawnych (wytyczne) do powiązanej informacji.

• Zdolność do przeglądania, analizowania i oceny wpisów do faktur za usługi prawne i koszty/wydatki, przy jednoczesnym korzystaniu z dyskrecji i zdrowego rozsądku przy podejmowaniu decyzji o audycie i korektach.

• Wcześniejsze doświadczenie w szkoleniu nowych członków personelu, najlepiej w środowisku prawym.

• Poczucie inicjatywy z umiejętnością pracy samodzielnie i z minimalnym nadzorem po szkoleniu.

• Doskonałe umiejętności obsługi komputera, z umiejętnością nauki obsługi oprogramowania do elektronicznego przekazywania i audyto wania rachunków prawnych.

• Dobra znajomość języka angielskiego - gramatyki, składni i stylu - w tym zrozumienie konwencji interpunkcyjnych i wielkości liter. Doskonałe umiejętności pisowni i korekty tekstów.

• Znajomość podstawowych matematycznych obliczeń biznesowych oraz odpowiednie umiejętności obsługi telefonów biznesowych.

Wymagane Kompetencje:

•   Komunikacja: Silne umiejętności organizacyjne i szkoleniowe są kluczowe do sukcesu w tej roli. Wyjątkowe umiejętności komunikacyjne i zdolność do organizowania i motywowania członków zespołu w środowisku macierzowym są niezbędne.

•   Praca Zespołowa: Musi współpracować z ludźmi w LBACOE oraz w całej organizacji WK, jednocześnie dostarczając konstruktywnej informacji zwrotnej do LBACOE od BUs.

•   Rozwiązywanie Problemów: Zdolność do samodzielnego myślenia i podejmowania rozsądnych decyzji. Zdolność do identyfikacji i angażowania niezbędnych zasobów do pomocy w podejmowaniu decyzji. Szybko działa, aby zidentyfikować i rozwiązać przyczynę każdego problemu. Proaktywna natura.

•   Planowanie i Organizacja: Musi być w stanie wymyślić, rozwinąć i wdrożyć plany, aby osiągnąć krótko- i długoterminowe cele. Musi być w stanie priorytetyzować i nadzorować zasoby, aby osiągnąć te cele w określonym czasie.

• Technologia: Ma zdolność do współpracy z ekspertami w dziedzinie technologii, aby zidentyfikować luki technologiczne i wymagania niezbędne do opracowania skutecznych i wpływowych rozwiązań.

•   Uczenie się: Zdolność do zdobywania nowych lub modyfikowania istniejącej wiedzy do wspierania zmieniającego się rynku i siły roboczej. Może wykazać zdolność do nauki poprzez studia, doświadczenie lub naukę.

•   Inicjatywa i Przedsiębiorczość: Jest samodzielna/-y i ma zdolność do przekształcania pomysłów w działanie i realizowania zadań.

Narzędzia:

• Pakiet Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), znajomość zaawansowanych umiejętności MS Excel i MS PowerPoint, Power Query, Makra, Power BI /Tableau jest niezbędna.

• Dobra znajomość podstaw Pythona, SQL jest preferowana

WYMAGANIA FIZYCZNE:

•         Hybrydowe środowisko biurowe

•         Zmiana od 15.00 do 00.00