Especialista en Soporte de Operaciones - Inteligencia de Negocios (BI) - Analista de Datos/Analista de Negocios

El Especialista en Soporte de Operaciones - Revisión de Facturación Legal ("OSS") es responsable de impulsar el flujo de trabajo y optimizar las actividades diarias del Centro de Excelencia en Análisis de Facturación Legal ("LBACOE"), que se compone de Analistas de Facturas Legales, Analistas de Calidad, OSS, Gerentes, Directores Generales y Director. El LBACOE es responsable de la auditoría rápida, precisa y eficiente de las facturas electrónicas de honorarios y gastos legales presentadas por los bufetes de abogados y proveedores de nuestros clientes.

El Especialista en Soporte de Operaciones garantizará que el producto de flujo de trabajo de LBACOE cumpla y/o supere los estándares establecidos mediante el uso de métricas definidas e iniciativas de mejora de procesos. El OSS también es responsable de la implementación de las iniciativas de gestión de operaciones centrales del LBACOE, incluyendo, pero no limitado a, informes, continuidad del negocio y supervisión del lugar de trabajo. Las funciones clave del OSS incluyen la recopilación y destilación de datos en métricas clave de rendimiento de operaciones y proporcionar soporte técnico de flujo de trabajo relativo a las plataformas de facturación electrónica de LBACOE utilizadas, incluyendo, pero no limitado a TyMetrix360 y Passport.

RESPONSABILIDADES ESENCIALES

Supervisar el flujo de trabajo de LBACOE para asegurar la revisión eficiente y precisa de las entradas de facturas legales por parte de los Analistas de Facturas Legales y de Calidad. Coordinar y distribuir las asignaciones de facturas legales a los miembros del equipo.

Análisis de datos y compilación en varios formatos de informes de métricas.

Documentación y gestión continua de los estándares operativos de LBACOE.

Identificación y desarrollo de nuevas métricas de informes y compilación de las mismas.

Asistencia técnica de flujo de trabajo, incluyendo pero no limitado a

-              Gestión de las solicitudes técnicas de soporte relacionadas con LBACOE, ya sean generadas por los clientes, proveedores o internamente de LBACOE.

-              Dirigir las facturas entrantes en TyMetrix 360 y/o Passport al Analista de Facturas Legales y/o Analista de QA correspondiente según la orientación de la dirección.

-              Ayudar en la organización de entornos de prueba y configuración de nuevos usuarios en la o las plataformas correspondientes para nuevas iniciativas de clientes

-              Organizar y coordinar la implementación de hardware y software para nuevas contrataciones

-              Actuar como enlace entre LBACOE y TI para ayudar con la resolución de problemas de la plataforma y el mantenimiento regular, incluyendo el restablecimiento de contraseñas de los miembros del equipo de LBACOE.

Identificar y abordar de forma rápida los cuellos de botella en el flujo de trabajo de auditoría de facturas utilizando un criterio sólido para escalar los riesgos operativos a los gerentes.

Supervisar e impulsar diariamente y a largo plazo la producción de Análisis de Facturación Legal, a menudo basándose en horarios preestablecidos por el cliente.

Desarrollar, documentar y mantener la documentación de formación necesaria para acortar el tiempo de puesta en marcha utilizando metodologías efectivas para los nuevos analistas de LBRCOE.

Simplificar los acuerdos de servicios legales para producir salidas operativas efectivas que cumplan e incluso superen las expectativas del cliente.

Auditar las facturas legales según sea necesario, lo cual implica hacer ajustes a las entradas de línea de factura, donde esas entradas de línea violen las disposiciones de las directrices de facturación relevantes y documentando la justificación de tales ajustes.

Realizar eventos de equipo y mejores prácticas operacionales para impulsar un alto compromiso de los empleados y liderar con el ejemplo el Propósito y la Promesa de Valor de Wolters Kluwer.

Trabajar con el LBACOE para crear una cultura de empoderamiento, compromiso e innovación.

Impulsar la excelencia en el rendimiento y la eficiencia operativa a través de una estructura organizativa en constante evolución.

Habilidad para llevar a cabo instrucciones detalladas por escrito o verbalmente; habilidad para responder a las solicitudes de manera efectiva y eficiente.

CUALIFICACIONES PARA EL PUESTO

Educación

Mínimo: Título de Bachiller o Asociado de una universidad acreditada y/o experiencia equivalente en un entorno de servicios legales o de auditoría de facturación legal.

Experiencia, Conocimientos y Herramientas

Experiencia mínima:

•    Al menos 4-8 años de experiencia previa interaccionando regularmente con clientes y proveedores en un entorno de servicios legales o de auditoría legal o servicios similares es requerida.

•  Habilidades organizativas, incluyendo la capacidad de organizar el trabajo de una manera ordenada propicia para una práctica de auditoría de alto volumen.

•  Fuertes habilidades de análisis y presentación de datos, incluyendo seguimiento de la productividad y calidad del equipo.

•    Habilidades de comunicación eficaces - capacidad para obtener información de otros y entregar información a otros de forma oral y escrita.

•   Capacidad para leer reglas legales (directrices) y aplicarlas a una serie de información.

•   Capacidad para revisar, analizar y evaluar las entradas de factura de honorarios legales y costos/gastos y ejercer discreción y juicio sólido al tomar decisiones de auditoría y ajuste.

•    Experiencia previa formando a nuevos miembros del personal, preferiblemente en un entorno legal.

•   Autmotivación con capacidad para trabajar de manera independiente y con una supervisión muy limitada después de la formación.

•   Excelentes habilidades informáticas con la capacidad de aprender el software de presentación y auditoría de facturas legales electrónicas.

•  Dominio del idioma inglés -- gramática, sintaxis y estilo -- incluyendo un entendimiento de las convenciones de puntuación y capitalización. Excelentes habilidades de ortografía y corrección de pruebas.

•   Familiaridad con la matemática comercial común y poseer habilidades telefónicas de negocios adecuadas.

Competencias Requeridas:

•   Comunicaciones:   Las fuertes habilidades organizativas y de formación son críticas para tener éxito en este rol.  Las fuertes habilidades de comunicación y la capacidad de organizar y motivar a los miembros del equipo en un entorno de matriz son esenciales.

•   Trabajo en Equipo:  Debe trabajar de forma colaborativa con las personas dentro de LBACOE y en toda la organización WK, mientras proporciona retroalimentación constructiva a LBACOE de las Unidades de Negocio.

•   Resolución de Problemas:  Capaz de pensar de forma independiente y tomar decisiones sólidas. Astuto/a para identificar y movilizar los recursos necesarios para ayudar en la toma de decisiones. Toma rápidamente acciones para identificar y resolver la causa de cualquier problema. De naturaleza proactiva.

•   Planificación y Organización:  Debe ser capaz de concebir, desarrollar e implementar planes con el propósito de alcanzar objetivos a corto y largo plazo. Debe ser capaz de priorizar y supervisar los recursos para lograr estos objetivos en un período de tiempo determinado.

•  Tecnología:  Tiene la capacidad de asociarse con expertos en el campo de la tecnología para identificar brechas tecnológicas y requisitos necesarios para desarrollar posiciones y soluciones impactantes.

•   Aprendizaje:  Capacidad para adquirir conocimiento nuevo o modificar el existente para apoyar un mercado y una fuerza de trabajo cambiantes. Puede demostrar una capacidad para aprender mediante el estudio, la experiencia o la instrucción.

•   Iniciativa y Empresa:  Es autodirigido y tiene la capacidad de transformar ideas en acción y hacer las cosas.

Herramientas:

•   Conjunto de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Conocimiento de habilidades avanzadas de MS Excel y MS PowerPoint, Power Query, Macros, Power BI /Tableau es imprescindible.

•   Conocimiento de trabajo sólido de Python básico, SQL es preferible

DEMANDAS FÍSICAS:

•             Ambiente de oficina híbrido

•             Turno de 3.00 p.m. – 12.00 a.m.