Spécialiste du soutien opérationnel - Intelligence d'Affaires (BI) - Analyste de données / Analyste d'affaires

Le Spécialiste du Support Opérationnel - Révision des Factures Légales («SOS») est responsable de la conduite du flux de travail et de l'optimisation des activités quotidiennes du Centre d'Excellence d'Analyse des Factures Légales («LBACOE»), qui comprend des Analystes des Factures Légales, des Analystes de l'Assurance Qualité, des SOS, des Managers, des Directeurs et un Directeur. Le LBACOE est responsable de l'audit rapide, précis et efficace des factures de frais et de dépenses légales soumises électroniquement par les cabinets d'avocats et les fournisseurs de nos clients.

Le Spécialiste du Support Opérationnel veillera à ce que le produit de flux de travail du LBACOE réponde et/ou dépasse les normes établies en utilisant des mesures définies et des initiatives d'amélioration des processus. Le SOS est également responsable de la mise en œuvre des initiatives de gestion des opérations de base du LBACOE, y compris, mais sans s'y limiter, le reporting, la continuité des affaires et la supervision du site de travail. Les fonctions clés du SOS comprennent la collecte et la distillation des données en mesures de performance opérationnelles clés et la fourniture d'un support technique de flux de travail par rapport aux plateformes de facturation électronique utilisées par le LBACOE, y compris, mais sans s'y limiter, TyMetrix360 et Passport.

RESPONSABILITÉS ESSENTIELLES

Superviser le flux de travail du LBACOE pour assurer une révision efficace et précise des entrées de factures légales par les analystes des factures légales et les analystes de l'assurance qualité. Coordonner et distribuer les assignations de factures légales aux membres de l'équipe.

Analyse et compilation des données dans divers formats de rapports de mesure.

Documentation et gestion continue des normes de procédure opérationnelle du LBACOE.

Identification et développement de nouvelles mesures de reporting et compilation de celles-ci.

Assistance au flux de travail technique, y compris mais sans s'y limiter

-              Gestion des demandes de support technique liées au LBACOE, qu'elles soient générées par les clients du LBACOE, les fournisseurs ou en interne.

-              Acheminer les factures entrantes dans TyMetrix 360 et/ou Passport vers le(s) Analyste(s) de Facture Légale approprié(s) et/ou le(s) Analyste(s) QA selon les directives de la direction.

-              Assister à l'organisation des environnements de test et à la configuration des nouveaux utilisateurs sur la(les) plateforme(s) appropriée(s) pour les nouvelles initiatives client.

-              Organiser et coordonner le déploiement du matériel et des logiciels pour les nouvelles embauches.

-              Faire office de liaison entre le LBACOE et l'IT pour aider au dépannage des plateformes et à l'entretien régulier, y compris la réinitialisation des mots de passe des membres de l'équipe du LBACOE.

Identifier rapidement et résoudre les goulots d'étranglement dans le flux de travail d'audit des factures tout en utilisant un bon discernement pour escalader les risques opérationnels vers le(s) manager(s).

Surveiller et piloter la production quotidienne et à long terme de l'Analyse des factures légales, souvent basée sur des calendriers préétablis par le client.

Développer, documenter et maintenir les documents de formation nécessaires pour réduire le temps de mise à niveau en utilisant des méthodologies efficaces pour les nouveaux analystes du LBRCOE.

Simplifier les accords de services juridiques pour produire des résultats opérationnels efficaces qui répondent et dans certains cas dépassent les attentes des clients.

Auditer les factures légales au besoin, ce qui implique de faire des ajustements aux entrées d'articles de ligne de facture, lorsque ces entrées d'articles de ligne violent les dispositions des directives de facturation pertinentes et de documenter la justification de ces ajustements.

Organiser des événements d'équipe et les meilleures pratiques opérationnelles pour favoriser un haut niveau d'engagement des employés et montrer l'exemple du respect de l'objectif et de la promesse de valeur de Wolters Kluwer.

Travailler avec le LBACOE pour créer une culture d'autonomisation, d'engagement et d'innovation.

Pousser l'excellence des performances et l'efficacité opérationnelle grâce à une structure organisationnelle en constante évolution.

Capacité à exécuter des instructions écrites ou verbales détaillées ; capacité à répondre efficacement et efficacement aux demandes.

QUALIFICATIONS DU POSTE

Éducation

Minimum : Licence ou Diplôme d'Associté d'une université accréditée et/ou expérience équivalente dans un environnement de services juridiques ou d'audit de factures légales.

Expérience, Connaissance et Outils

Expérience minimum: 

• Au moins 4 à 8 ans d’expérience préalable avec une interaction régulière avec les clients et les fournisseurs dans un environnement de services juridiques ou d’audit juridique ou des services similaires est requise.

• Des compétences organisationnelles, y compris la capacité à organiser le travail de manière ordonnée propice à une pratique d'audit à haut volume.

•  Forte compétences en analyse et reporting de données, y compris le suivi de la productivité et de la qualité de l'équipe.

•    Compétences de communication efficaces - capacité à obtenir des informations d'autres personnes et à transmettre des informations à d'autres personnes, oralement et par écrit.

•   Capacité de lire des règles juridiques (directives) et de les appliquer à une série d'informations.

•   Capacité de passer en revue, d'analyser et d'évaluer les entrées de factures de frais juridiques et de coût/dépense et d'exercer un discernement et un bon jugement lors de la prise de décisions d'audit et d'ajustement.

•    Expérience antérieure dans la formation de nouveaux membres du personnel, de préférence dans un contexte juridique. .

•   Autonome avec une capacité à travailler de manière indépendante et avec une supervision très limitée après la formation.

•   Excellentes compétences informatiques avec la capacité d'apprendre le logiciel de soumission et d'audit des factures juridiques électroniques.

•  Excellente maîtrise de la langue anglaise - grammaire, syntaxe et style - y compris une compréhension des conventions de ponctuation et de majuscules. Excellentes compétences en orthographe et en relecture.

•   Familiarité avec les mathématiques commerciales courantes et possession des compétences téléphoniques commerciales appropriées.

Compétences requises:

•   Communication:   De fortes compétences organisationnelles et en formation sont essentielles pour réussir dans ce rôle. Fortes compétences en communication et capacité à organiser et à motiver les membres de l'équipe dans un environnement matriciel sont essentielles.

•   Travail en équipe : Doit travailler en collaboration avec les personnes au sein du LBACOE et dans toute l'organisation WK, tout en fournissant des commentaires constructifs au LBACOE de la part des BU.

•   Résolution de problèmes : Capable de penser de manière indépendante et de prendre des décisions éclairées. Éclairé pour identifier et mobiliser les ressources nécessaires pour aider à la prise de décision. Prend rapidement des mesures pour identifier et résoudre la cause de tout problème. Proactif de nature.

•   Planification et organisation : Doit être capable de concevoir, développer et mettre en œuvre des plans dans le but d'atteindre des objectifs à court et à long terme. Doit être capable de prioriser et de superviser les ressources pour atteindre ces objectifs dans un délai donné.

•  Technologie:  A la capacité de s'associer avec des experts du domaine de la technologie pour identifier les lacunes technologiques et les exigences nécessaires pour développer des solutions de positionnement et d'impact.

•   Apprentissage : Capacité d'acquérir de nouvelles connaissances ou de modifier des connaissances existantes pour soutenir un marché et une main-d'œuvre en évolution. Peut démontrer une capacité à apprendre par l'étude, l'expérience ou l'instruction.

•   Initiative et entreprise : Est autonome et a la capacité de traduire les idées en action et de réaliser les choses.

Outils:

•   Suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Connaissance avancée des compétences en MS Excel et MS PowerPoint, Power Query, Macros, Power BI /Tableau est un must.

•   Bonne connaissance de Python de base, SQL est préférée

EXIGENCES PHYSIQUES:

•             Environnement de bureau hybride

•             Shift 15.00 - 00.00