Personal Assistant - MD of Data & AI

Rejoignez BT en tant qu'Assistant Personnel du MD des Données & IA

Localisation : London Digital Hub (2 jours en télétravail, 3 jours au bureau)

Pourquoi Choisir BT ?

BT joue un rôle crucial dans la société britannique en impulsant le changement et en étant à la pointe de l'innovation technologique. Que ce soit pour la livraison des Jeux Olympiques, le soutien aux services d'urgence ou l'investissement massif dans la recherche, BT est fier de ses réalisations et de ses employés.

En tant qu'entreprise mondiale avec 90 000 employés répartis dans 180 pays, BT a pour mission d'aider ses clients, communautés et entreprises à surmonter les obstacles et à libérer leur potentiel. Guidé par nos valeurs fondamentales—Personnel, Simple et Brillant—rejoignez BT dès aujourd'hui et débloquez votre potentiel.

Pourquoi Ce Poste Est Important

Ce rôle offre une opportunité unique de soutenir le MD des Données & IA de BT dans les opérations quotidiennes. L'Assistant Personnel devra être plein de ressources et innovant, gérant une large gamme de tâches secrétariales et administratives de façon autonome dans un environnement dynamique.

Vous serez un élément clé de l'équipe de direction, gérant jusqu'à 80 % de la charge de travail liée à la gestion des agendas et en établissant de solides partenariats pour aligner les priorités. L'amélioration des façons de travailler et l'utilisation de la technologie numérique pour obtenir des résultats sont essentielles, tout en maintenant la diplomatie et la discrétion en toutes circonstances.

Compétences et Responsabilités Clés

Gestion du Temps & Planification des Réunions

• Gérer et prioriser l'agenda, en assurant une utilisation efficace du temps, et en intégrant les engagements personnels pour toute l'année.
• Filtrer et prioriser les demandes, résoudre les conflits et déléguer de manière appropriée.
• Coordonner les itinéraires de voyage, en assurant rentabilité et conformité.

Préparation des Réunions

• Coordonner et préparer les documents de réunion au moins 48 heures à l'avance.
• Créer et éditer des ordres du jour, des présentations et des documents d'information à l'aide de Microsoft Word et PowerPoint.

Gestion des Emails

• Développer des processus pour les emails urgents ou sensibles dans le temps et assurer des réponses routinières et la délégation des emails.

Gestion des Parties Prenantes & Collaboration

• Établir de bonnes relations de travail avec les parties prenantes et maintenir des relations internes et externes.
• Participer à l'apprentissage continu et au développement personnel.

Communications & Engagement

• Coordonner tous les appels aux personnes, webcasts et événements, en travaillant avec les propriétaires de contenu.
• Gérer les plans d'engagement et de visibilité, y compris les événements virtuels.

Technologie

• Rester à jour sur la technologie numérique et les applications, compétent dans O365 et les applications IT.
• Configurer des canaux Teams pour les discussions, les réunions et la collaboration.

Premier Point de Contact

Agir en tant que gardien du bureau et du bureau virtuel, filtrant les appels et les visiteurs.

Sécurité, Sécurité, Éthique & Conformité

Assurer le respect des processus et politiques de BT, démontrant une sensibilisation financière à l'égard des demandes d'affaires.

Projets Spéciaux & Tâches Ad hoc

• Créer ou éditer des documents Microsoft Word ou PowerPoint.
• Gérer les problèmes informatiques simples et intégrer efficacement les nouveaux membres de l'équipe.
• Assister aux réunions pour prendre des notes et effectuer des suivis sur les actions.